Avant chaque cycle de prise en charge, une réunion avec l'équipe concernée (directrice, assistante, éducatrice spécialisée, infirmière, ...) permet de poser le projet : détailler les différents services réalisables et expliquer les bénéfices de l’intervention de Pixapa. Une convention de prestation de service est alors mise en place afin de définir la nature de la prestation, les différentes dates ainsi que les tarifs. La seconde réunion avec l'équipe pluridisciplinaire a pour objectif de connaître les bénéficiaires, leurs volontés, leurs objectifs et leurs caractéristiques personnelles (allergies, peurs, craintes, ...). Ces rendez-vous se font soit en structure, soit par appel, soit par mail. Il est important d'avoir des séances régulières et fixes afin d'observer des bénéfices dans la prise en charge.
Les séances se déroulent sous forme de groupe avec une présentation du ou des animaux ainsi que des résidents. Des câlins, bisous et autres attentions sont présents pour donner aux bénéficiaires du plaisir et mettre en place une relation. A chaque fin de séance, un temps d'échange avec le personnel permettra d’émettre des observations. Le personnel se situe en observation et aide. Il peut, s’il le désire, se placer en co-animation. Un bref compte rendu écrit sera envoyé par mail en milieu et en fin de cycle pour permettre de futurs financements. Un cycle a une durée minimale de 10 séances (renouvelable).