Avant chaque cycle de prise en charge, une réunion avec l'équipe concernée (directrice, assistante, éducatrice spécialisée, infirmière, ...) permet de poser le projet : détailler les différents services réalisables et expliquer les bénéfices de l’intervention de Pixapa. Une convention de prestation de service est alors mise en place afin de définir la nature de la prestation, les différentes dates ainsi que les tarifs. La seconde réunion avec l'équipe pluridisciplinaire a pour objectif de connaître les bénéficiaires, leurs volontés, leurs objectifs et leurs caractéristiques personnelles (allergies, peurs, craintes, ...). Il est important d'avoir des séances régulières et fixes pour pouvoir observer des bénéfices dans la prise en charge. Les séances se déroulent sous forme d’activités (jeux, promenades, brossage,...) rigoureusement préparées pour le bénéficiaire et adaptables à tout moment pour un bon déroulement de la séance. A chaque fin de séance, un temps d'échange avec le personnel permettra d’émettre des observations. Pour rappel, le personnel se situe en observation et aide et non en co-animation pour ne pas déstructurer la relation triangulaire la zoothérapie ) .
Un bref compte rendu écrit sera envoyé par mail en milieu de cycle. Un compte rendu détaillé rappelant les objectifs, les observations, les relations avec l’équipe, les changements (positifs ou négatifs) sera également envoyé par mail en fin de cycle. Ceux-ci serviront de support pour mettre en place les objectifs et aménagements pour la période suivante. Un cycle a une durée minimale de 10 séances (renouvelable).